In Zeiten von Corona bieten Telefon- und Videokonferenzen Möglichkeiten, um weiterhin im gemeinsamen Austausch zu bleiben. Gerade im Hinblick auf die zahlreich geplanten und nun aktuell nicht möglichen persönlichen Treffen unserer Fachbereiche und Arbeitsgemeinschaften bieten wir konkrete Arbeitshilfen für die Umsetzung der Formate. Folgend dazu konkrete Tipps:

Gruppengröße:
Die Teilnehmeranzahl sollte nicht die Anzahl bei analogen Treffen übersteigen.

Tagesordnung:
Es empfiehlt sich vorab eine Tagesordnung zu entwerfen und diese möglichst konsequent mit Blick auf die Uhrzeit zu verfolgen.

Moderation / Gesprächsführung:
Eine klare Moderation / Leitung der Konferenz ist von besonderer Bedeutung. Zu Beginn sollten die jeweiligen Teilnehmer die Möglichkeit haben, um sich kurz und klar vorzustellen. Genau wie bei analogen Treffen, muss vorab geklärt werden, wer das Protokoll führt.

Hinweis vom DRS Sportkompetenzteam (SKT): Bei den Treffen der Fachbereiche und Arbeitsgemeinschaften des DRS ist der jeweilige Ansprechpartner des SKT (Patrick Krause, Wilfried Klein oder Andreas Escher) einzuladen. Zu den Kontakten

Sprechregeln:
Die Sprechregeln sollten von der Moderation vorgegeben werden und klar und deutlich kommuniziert werden. Dabei empfiehlt es sich, bereits Tage zuvor einmal auf die grundsätzlichen Sprechregeln hinzuweisen. Grundsätzlich gilt, dass je größer die Teilnehmerzahl ist, die Gefahr der „Störung“ zunimmt.

Es spricht immer nur eine Person. Missverständnisse und Konflikte sollten durch aktives Zuhören (Konzentration) und gezielte Fragestellungen und Antworten umgehend geklärt werden.

Telefonkonferenz: Um möglichst wenig störende „Zwischenrufe“ zu haben, bietet es sich an, dass man bei einem sich mit dem eigenem Namen meldet bevor man dazwischen ruft, Bsp.: „Ich, Max Mustermann würde gern dazu etwas sagen.“

Videokonferenz: Um möglichst wenig störende „Geräusche“ zu haben, bietet es sich an, den eigenen Ton bei der Videokonferenz auf „stumm“ zu schalten und nur dann wieder zu aktivieren, wenn man selbst etwas sagen möchte und dann sich auch wieder mit dem eigenen Namen meldet, Bsp. „Ich, Max Mustermann würde gern dazu etwas sagen.“ Einige Videokonferenzdienste bieten eine integrierte Chatfunktion an. Hier kann man sich mit Namen eintragen und der Moderator erhält eine Rednerliste, somit können störende Zwischenmeldungen vermieden werden.

Es gibt Möglichkeiten Telefon- und Videokonferenz zu verbinden, so dass jeder Teilnehmer selbst entscheiden kann wie man teilnehmen möchte.

Vorbereitung:
Die individuelle Vorbereitung auf die Konferenz ist noch wichtiger als bei einem analogen Gespräch, da viele Themen nicht kurzerhand mit dem Sitz-Nachbarn per Flüstern geklärt werden können, sondern alle Teilnehmer damit konfrontiert werden. Daher sollte jede Person vorab möglichst gut vorbereitet in die Konferenz gehen.

Die technischen Voraussetzungen sollten gerade bei Videokonferenzen vorab sichergestellt werden. Hierbei bieten sich kurze Testläufe in den Tagen vor der Konferenz an.

Die technischen Bedingungen und Zugänge (Einwahlcodes etc.) müssen bei der Einladung zur digitalen Konferenz deutlich vorab erklärt werden.

Dauer:
Die Konzentrationsfähigkeit wird meistens stärker beansprucht als bei einem analogen Treffen. Daher sollte die Dauer der Konferenz mitbedacht werden.

Datenschutz:

  • Es sollten nur persönlich bekannte Teilnehmende zugelassen werden, vor allem bei sensiblen Themen.
  • Es sind keine Screenshots bzw. Audio- oder Videoaufnahmen von der Konferenz erlaubt.
  • Dritte dürfen nicht an der Konferenz teilnehmen oder zuschauen bzw. zuhören.
  • Eine datenschutzrechtliche Einwilligung für die Konferenz kann vorab eingeholt werden (siehe hilfreiche Links)
  • Bei der Auswahl des Konferenzanbieters ist darauf zu achten, dass dieser die Vorgaben nach DSGVO erfüllt (z.B. TeamViewer, Blizz)
  • Es sollten nur Anbieter genutzt werden, bei denen die Teil-nehmer ihre Daten nicht an Dritte, z.B. durch Erstellen von Nutzerkonten, weitergeben müssen.

Effizienz und Pünktlichkeit:
Da durch digitale Konferenzen die Anfahrtswege im Vergleich zu analogen Treffen verringert werden, bietet dieses Format auch die Chance, Themen mit weniger Zeitverlust abzuhandeln und ohne Verspätungen (Stau etc.) beginnen zu können. Es macht  Sinn, sich bereits fünf Minuten vor Beginn einzuwählen.  Diese Chance zur Effizienz gilt es zu nutzen.

Hilfreiche Links: